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  什么样的酒店可以称得上好酒店?在消费者看来,好的酒店一定要具备热情周到的服务、丰富可口的食物、舒适安全的房间以及依山傍水的。而对于管理者来说,好的酒店除了要有优质的财务报表,更应该建立一套完整科学的内控体系。

  如今,现代的酒店经营管理中最核心的内容便是酒店财务的内部控制,也正是酒店这种集餐饮、娱乐、居住、购物于一体的综合性特点,让酒店行业的内部管理与其他行业相比增添了更多流程和细节。

  天津天保国际大酒店(下称“天保酒店”)财务总监李淑萍表示:“酒店内部控制中全面的流程管理是关键步骤,物资采购更是核心环节。”酒店行业中,物资采购主要分为大宗采购和日常采购。

  在天保酒店,大宗采购采用的是公开招标的形式。招标确定后,三方报价,比质、比价、公开评标,酒店总经理、使用部门、采购部门多方一同把握大宗采购的关键。这种分工合理、互相制约的内部控制体系,确保了采购的公平、公正、公开。

  对于酒店来说,日常采购所涉及的柴米油盐酱醋茶等零碎物品才是消费者衡量判断一个酒店是否优秀的标准之一。

  在日常采购方面,天保酒店同样有自己的内控流程心得体会。天保酒店的日常采购,需要使用部门先递交申请,采购部门再报价,然后使用部门再次进行质量确认。

  据李淑萍介绍,在采购内控流程中,天保酒店明确规定:使用部门不采购,采购部门不使用,并且有第三方独立部门进行物资数量上的验收及质量上的确认。同时,财务根据验收凭证来付款,这个凭证上必须有四方的签字才可以生效,使用、采购、验收、供货商四方签字认可,财务部门才最终履行付款程序。

  在整个采购内控流程中,天保酒店还设置了一个特殊的环节,就是专职“打收货单的人”,把验收这个环节再拆分成两部分,一个是审核检查,一个负责打收货单,避免了验收者和供货商联系,保障了企业的利益。

  对于酒店这类营业部门多、收入金额大、财产物资分散的企业来说,物资采购就如同新鲜血液一样,为企业的各个部门提供保障。

  更重要的是,做好采购环节的内部控制,对流程进行梳理和调整,意味着对企业的血液做好充足保障。

  李淑萍告诉《中国会计报》记者,我们酒店的供货商都是通过招标程序层层选拔后脱颖而出的。

  天保酒店邀请相关的招标公司,同时,邀请同类酒店对供货商进行评估,他们共同出具名单后,酒店再通过比对和衡量,做出最后的决定。与此同时,每个月都会做一定的市场调研,根据价格和质量,随时更换供货商。

  李淑萍强调:“涉及的环节越多,对流程的建设和监管越要严格。”天保酒店的财务部门为供货商设立一个应付账户。物资到货时,必须先验收,走完一套完整的内控流程后,财务部门会按照供货商来确立应付账项的细目。这样既杜绝了贪污舞弊的问题发生,又和供货商建立了良好有效的互动。

  “供货链的积极调整,规避了一人决策的巨大风险、也帮助企业更好地节约成本,同时,我们也逐步优化了内控建设中的流程管理。”李淑萍表示。

  虽然酒店行业的内控制度相对于其他行业的摸索前进是较为成熟的,然而,如今的酒店业,进入了全面微利时期,酒店的管理者更多把精力投入到如何降低成本上,对内部管理和流程建设态度并不积极,致使许多内控制度变成了厚厚的手册和文件。

  “酒店内控体系建设是一个循序渐进的过程,只有在不断地发现问题、解决问题的过程中,内控建设才能不断完善,企业的管理才能更上一层楼。”李淑萍表示。

酒店内控流程管理是关键
2018-10-09 21:13  
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